Hinweise zur Datenverarbeitung bei Veranstaltungen

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung bei Veranstaltungen der
LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg
Postfach 10 01 63
76231 Karlsruhe
poststelle@lubw.bwl.de
Telefon: 0721/5600 - 0
Fax: 0721/5600 - 1456

Den Datenschutzbeauftragten der Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg erreichen Sie unter:

LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg
Griesbachstraße 1
76185 Karlsruhe
datenschutz@lubw.bwl.de

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Die LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg tritt auch als Organisator oder Mitorganisator diverser Veranstaltungen auf.

Zum Zweck der Durchführung derartiger Veranstaltungen im Rahmen unserer öffentlichen Aufgabenwahrnehmung werden personenbezogene Daten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 S. 1 DSGVO und § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG).

Im Falle einer Einladung zu oder Teilnahme an einer Veranstaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten (Name, Adresse etc.). Dies kann über verschiedene Kommunikationswege erfolgen (z. B. durch Ausfüllen eines Formulars, eines Webformulars, per E-Mail, per Telefon).

Welche personenbezogenen Daten dabei an die LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg übermittelt werden, ergibt sich aus dem jeweiligen Formular, der jeweiligen Eingabemaske bzw. den in einem etwaigen Gespräch abgefragten Daten.

Datenerhebung von Begleitpersonen/Stellvertretern

Für die ordnungsgemäße Abwicklung der Veranstaltung werden dabei auch Daten von Begleitpersonen/Stellvertretern der eingeladenen Teilnehmer erhoben und verarbeitet. Diesen stehen ebenso wie allen anderen von Datenerhebungen Betroffenen die unten genannten Betroffenenrechte zu, insbesondere auf Auskunft über Art und Umfang der gespeicherten Daten, Widerspruch gegen die Verarbeitung und Löschung der Daten.

Datenerhebung aus öffentlich zugänglichen Quellen

Die LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg erhebt und verarbeitet darüber hinaus zu diesem Zweck auch Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen, z.B. von Homepages der betroffenen Personen oder aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen.

Weitergabe von Daten an Dritte

Die personenbezogenen Daten werden nicht unbefugt an Dritte weitergegeben, sondern für die interne Verwendung bei der LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg für den Zweck der Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen (etwa Erstellung von Gästelisten, Ermöglichung von Zugangskontrollen etc.) gespeichert und verarbeitet.

Die LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg kann die Weitergabe an einen oder mehrere Auftragsverarbeiter veranlassen, der die personenbezogenen Daten im Auftrag der LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg nur für eine interne Verwendung, die der LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg zuzurechnen ist, nutzt.

Je nach Art der Veranstaltung tritt die LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg neben einem weiteren Kooperationspartner als Mitveranstalter auf. In diesen Fällen werden die zu Veranstaltungszwecken erhobenen Daten an unsere Kooperationspartner weitergegeben, wobei diese die Daten ebenfalls ausschließlich zu diesem Zweck der ordnungsgemäßen Abwicklung der Veranstaltung verwenden dürfen.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Organisation und Abwicklung der Veranstaltungen sowie für unsere Aufgabenwahrnehmung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit erforderlich ist.

Als Empfänger von Anschreiben/Einladungen können Sie jederzeit der Zusendung weiterer Anschreiben/Einladungen widersprechen.

Fotoaufnahmen

Im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen und verwendet, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar zu sehen sind. Mit Ihrer Teilnahme willigen Sie in die Veröffentlichung von Veranstaltungsfotos, die Ihre Person zeigen, ein (inkl. soziale Medien).

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.